LE GRECCO a rendu le 27 juin 2022 sa préconisation n°15 portant sur le Conseil syndical. Occasion est donc offerte de revenir sur cet organe obligatoire, mais trop méconnu, de la copropriété.
Bref rappel sur le Conseil Syndical
La loi du 28 juin 1938 n’avait pas prévu la création d’un conseil syndical. C’est la pratique qui a progressivement donné naissance à cet organe constitué autour du syndic et accomplissant à son égard, tour à tour, une tâche de conseil et de surveillance. La création de cet échelon supplémentaire entre le syndic et l’assemblée générale a permis de fluidifier l’administration et la gestion de copropriétés dont la taille et l’importance ne cessaient de croitre.
C’est l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui en a consacré l’existence en instaurant sa création de plein droit. Ainsi ni le syndic ni l’assemblée générale n’auront à se prononcer sur l’existence du conseil syndical, organe devenu indispensable et obligatoire à la gestion de la copropriété.
Notons néanmoins que La Loi ELAN et son ordonnance du 30 octobre 2019 ont offert aux petites copropriétés ( moins de 10 lots ou de 15000 euros de budget sur les 3 dernières années) la possibilité de se dispenser de cet organe. Cette dispense n’est, assez curieusement, pas prévue pour les copropriétés composées de deux copropriétaires.
L’article 21 sus cité dispose que le conseil syndical assiste et contrôle le syndic dans sa gestion de la copropriété. Récemment l’ordonnance du 30 octobre 2019 et le décret du 2 juillet 2020 sont venus renforcer ses pouvoirs et son importance.
Néanmoins, les règles relatives à sa composition et à son fonctionnement demeurent essentiellement contractuelles et ne sont pas toujours faciles à interpréter.
§.1 Les missions du conseil syndical
A.) L’assistance
Le conseil syndical a tout d’abord une mission d’assistance au syndic.
L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 reconnait son rôle consultatif : « En outre, il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même ».
Ce rôle consultatif devient obligatoire dans certains domaines comme, par exemple, dans le cadre des marchés et contrats où l’avis du conseil syndical doit être joint à la convocation à l’assemblée afin de parfaire l’information des copropriétaires .
En effet, depuis la Loi SRU du 13 décembre 2000, l’assemblée générale, statuant à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, détermine le montant à partir duquel un marché ou un contrat doit obligatoirement faire l’objet d’une consultation du conseil syndical.
On peut également citer, à ce titre, l’avis du conseil syndical en cas de travaux urgents et de péril technique imminent ou encore sa consultation obligatoire en cas de désignation d’un administrateur provisoire .
La consultation du conseil syndical par le syndic apparaît essentielle afin d’obtenir son soutien sur des points de nature à soulever des difficultés ou créer des désaccords.
A l’inverse le conseil syndical pourra aviser le syndic des éventuels problèmes qui se posent en lui donnant dans le même temps son avis, pouvoir qu’il détient de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. La communication entre conseil syndical et syndic constitue un atout non négligeable pour une gestion raisonnable des copropriétés.
Depuis la Loi ALUR du 24 mars 2014 modifiée par l’ordonnance du 30 octobre 2019, il appartient au conseil syndical de procéder à une mise en concurrence des candidats syndics et ce dans l’objectif d’informer l’assemblée générale devant statuer sur la désignation d’un syndic professionnel.
Pour ce faire, le conseil syndical obtient plusieurs contrats répondant au modèle imposé par le décret du 2 juillet 2020, ainsi que de la fiche informative qui doit lui être jointe, et procède à leur comparaison. Le conseil syndical rendra alors un avis qui accompagnera les projets de contrat de syndic joints à la convocation. Notons que l’ordonnance du 30 octobre 2019 ne fait pas de cette mise en concurrence une formalité substantielle à l’élection d’un syndic. Ainsi son absence ne sera pas sanctionnée par la nullité de la délibération en découlant et donc de l’élection du syndic.
Le conseil syndical intervient également dans la préparation de l’assemblée générale. Outre son pouvoir reconnu de convoquer lui-même l’assemblée , il donne son avis concernant la fixation de la date, du lieu de réunion, sur des propositions de résolutions, de l’ordre du jour et du budget prévisionnel.
En effet, le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 a introduit un alinéa 5 à l’article 26 du décret du 17 mars 1967 aux termes duquel l’ordre du jour de l’assemblée générale et le budget prévisionnel doivent être établis en concertation avec le conseil syndical. Aucune sanction n’a été prévue en cas d’absence d’une telle concertation.
L’activité du conseil syndical a été renforcée par son obligation de rendre compte à l’assemblée générale, chaque année, de l’exécution de sa mission .
Malgré tous ces pouvoirs, le conseil syndical ne peut pas se substituer au syndic ou l’assemblée générale s’agissant de la gestion de l’immeuble .
B.) Le contrôle
Les conseillers syndicaux ont également une mission de contrôle et dispose ainsi de pouvoirs d’investigation leur permettant de contrôler la gestion du syndic.
Le conseil syndical contrôle la comptabilité du syndicat et la concordance entre les décisions votées et la réalité de leur exécution. La pierre angulaire de sa mission de contrôle est le contrôle de la comptabilité. Le conseil vérifiera notamment la répartition des dépenses, l’élaboration et l’exécution du budget prévisionnel ainsi que les conditions dans lesquelles sont passées les marchés et contrats.
Afin de garantir une complète objectivité, la loi a interdit au syndic de faire partie du conseil syndical.
Toutefois, le syndic a le droit d’assister aux réunions du conseil syndical .
Pour parfaire sa mission, le conseil syndical dispose de plusieurs moyens de contrôle.
Il peut ainsi prendre connaissance et obtenir copies de toutes pièces, documents ou correspondances se rapportant à la gestion du syndicat et de manière générale à l’administration de la copropriété .
Voulant assurer l’effectivité de ce pouvoir de consultation, la Loi ELAN prévoyait en son article 203 que le syndic qui ne communiquait pas dans le délai d’un mois les pièces sollicitées par le conseil syndical encourait une nouvelle sanction : le paiement de pénalités par jour de retard.
Le montant minimal des pénalités dues a été fixé à 15 euros par un décret du 23 mai 2019.
L’ordonnance du 30 octobre 2019 est venue confirmer cette démarche en prévoyant une pénalité journalière unique commune avec le défaut de communication de la fiche synthétique sans référence à un quelconque minimum.
Ainsi, si le syndic n’obtempère pas et ne déduit pas de sa rémunération les pénalités dues, le président du conseil syndical pourra saisir le président du tribunal judiciaire par une procédure accélérée au fond. Le décret du 07 octobre 2020 , vient abroger le décret du 23 mai 2019, et fixe cette pénalité journalière au montant de 15 euros que le défaut de communication concerne la fiche synthétique ou les pièces demandées par le conseil syndical.
C.) La délégation de pouvoir : Le renforcement des pouvoirs du conseil syndical par l’ordonnance du 30 octobre 2019
L’article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 prévoyait que le conseil syndical, comme le syndic, pouvait recevoir délégation de l’assemblée générale de prendre une des décisions relevant de l’article 24 de cette même loi. Cette délégation ne pouvait être que ponctuelle, précise et strictement encadrée. La jurisprudence retenait, en effet, que l’assemblée générale ne pouvait se voir privée de ses pouvoirs à l’occasion d’une telle délégation .
Voulant moderniser le statut de la copropriété et ainsi faciliter le processus décisionnel en son sein, l’ordonnance du 30 octobre 2019 est venue renforcer les pouvoirs du conseil syndical en élargissant notablement ce mécanisme de délégation et en lui permettant de prendre seul tout ou partie des décisions relevant de la majorité de l’article 24 de la Loi.
Elle ajoute, pour ce faire, 5 articles 21-1 à 21-5 à la loi du 10 juillet 1965.
Ces 5 articles prévoient la possibilité pour le syndicat des copropriétaires de déléguer, à la majorité de l‘article 25, à un conseil syndical composé d’au minimum trois membres :
– Le pouvoir de prendre tout ou partie des décisions relevant de l’article 24 de la Loi
– Cette délégation ne peut pas porter sur l’approbation des comptes, le vote du budget prévisionnel ou sur l’harmonisation du règlement de copropriété avec les nouveaux textes.
– Une limite budgétaire doit être prévue pour la mise en œuvre de cette délégation de pouvoir.
– Cette délégation de pouvoir est prévue pour une durée maximum de 2 années renouvelable si le syndicat est satisfait.
– Les décisions du conseil sont prises à la majorité de ses membres avec voix prépondérante du président en cas de partage.
Afin de permettre un contrôle par l’ensemble des copropriétaires, l’ordonnance prévoit que, désormais, le conseil syndical devra rendre compte de sa mission au cours de l’assemblée générale annuelle. Enfin, les fautes et erreurs étant possibles, il est précisé que le syndicat des copropriétaires devra souscrire pour chacun des membres du conseil une assurance responsabilité civile.
Les modalités d’application de ce nouveau pouvoir confié au conseil syndical ont été fixées par le décret du 02 juillet 2020 . Ce décret ajoute au décret du 17 mars 1967 des articles 21-1 et 26-1 qui précisent que :
– Les décisions prises par le conseil syndical, lorsqu’il bénéficie d’une telle délégation de pouvoir, seront consignées dans un procès-verbal, signé par deux de ses membres.
– Le procès-verbal mentionnera le nom des membres du conseil syndical ayant participé à la délibération et le sens de leur vote.
– Ce procès-verbal sera transmis au syndic qui l’inscrit au registre des procès-verbaux des assemblées générales.
– Un montant spécifique sera alloué au conseil syndical au sein du budget prévisionnel voté chaque année pour l’exercice de sa délégation de pouvoirs.
– Lorsque la délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel, l’assemblée générale précisera le montant maximum alloué pour chacune d’elles. Les sommes afférentes à ces dépenses sont appelées selon les modalités décidées en assemblée générale .
S’agissant enfin des modalités comptables de cette délégation de pouvoir, c’est le décret du 07 octobre 2020 qui en détermine les principes.
Ainsi le décret du 14 mars 2005 propre à la comptabilité des syndicats des copropriétaires est modifié et précise désormais que « le montant alloué au conseil syndical pour mettre en œuvre sa délégation de pouvoirs en application de l’article 21-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est inclus dans le budget prévisionnel, sauf lorsqu’il porte sur des dépenses non comprises dans ce budget. »
Assez logiquement les annexes comptables prévus par ce même décret sont modifiées. Les annexes 1 et 2 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 susvisé sont complétées comme suit :
– Un compte 106 « Provisions pour travaux au titre de la délégation de pouvoirs accordée au conseil syndical » est ajouté à l’annexe 1.
– Un compte 65 « Montant alloué au conseil syndical pour l’exercice de sa délégation de pouvoirs (préciser la nature de chaque opération concernée) » est ajouté à l’annexe 2.
– Un compte 674 « Charges au titre de la délégation de pouvoirs accordée au conseil syndical en application de l’article 21-1 de la loi susvisée »
est ajouté à la rubrique « CHARGES POUR TRAVAUX ET AUTRES OPERATIONS EXCEPTIONNELLES »
– Un compte 706 « Provisions au titre de la délégation de pouvoirs accordée au conseil syndical » est ajouté à la rubrique « PRODUITS POUR TRAVAUX ET AUTRES OPERATIONS EXCEPTIONNELLES »
§.2 Les pouvoirs spécifiques attribués au président du conseil syndical
Au sein du conseil syndical, son président dispose d’attributions qui lui sont propres.
Il se voit ainsi confier les pouvoirs suivants :
– Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014 , il peut en cas d’empêchement du syndic (maladie, faillite, retrait de la garantie financière), convoquer une assemblée générale devant désigner un nouveau syndic .
– Il est le destinataire exclusif des communications devant être adressées au conseil syndical .
– Il peut représenter son syndicat secondaire à l’assemblée générale du syndicat principal
– Il exerce, aux frais avancés du syndicat des copropriétaires les procédures judiciaires prévues à l’article 18-2 (défaut de transmission de pièces ou de fonds par l’ancien syndic) et à l’article 29-1 A (Désignation d’un mandataire ad hoc pour une copropriété en pré-difficultés) de la loi du 10 juillet 1965.
L’ordonnance du 30 octobre 2019 est venue renforcer les pouvoirs du président du conseil syndical et ce afin de garantir l’efficacité des nouveaux pouvoirs qu’elle octroyait au conseil syndical.
Il se voit octroyer deux nouveaux moyens d’action : un relatif au défaut de communication de pièces par le syndic, l’autre relatif à la carence ou l’inaction de ce même syndic.
Ainsi si le syndic n’obtempère pas et ne communique pas dans le délai d’un mois les pièces sollicitées, et partant ne déduit pas de sa rémunération les pénalités dues, le président du conseil syndical pourra saisir le président du tribunal judiciaire par une procédure accélérée au fond.
Plus généralement, en cas de carence ou d’inaction du syndic , le président du conseil syndical, sur délégation expresse de l’assemblée générale, pourra exercer une action contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires. Il partage l’initiative de cette action avec un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.
Le décret du 02 juillet 2020 apporte des précisions sur cette dernière procédure devant sanctionner l’inaction ou la carence du syndic.
L’action en justice devra être portée devant le président du tribunal judiciaire statuant selon la procédure accélérée au fond. Les frais de procédures engagés par le président seront répartis comme des charges générales alors que si cette action est menée par un ou des copropriétaires, ils devront en faire l’avance. Si l’action est reconnue comme fondée, son coût pourra être répartie en charges générales. Si une condamnation est prononcée, les dommages et intérêts seront alloués au syndicat. S’il accueille la demande, le président du tribunal judiciaire devra désigner un mandataire ad hoc représentant les intérêts du syndicat.
§.3 Les règles de fonctionnement du conseil syndical
La seule règle fixée par le statut de la copropriété en la matière, hormis le cas spécifique sus évoqué de la délégation de pouvoir, est contenu dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que « le conseil syndical élit son président parmi ses membres »
L’article 22 du décret du 17 mars 1967 vient nous éclairer sur les intentions des rédacteurs du statut de la copropriété :
« A moins que le règlement de copropriété n’ait fixé les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 ».
Le statut de la copropriété laisse donc une place importante à la liberté contractuelle sur les modalités de fonctionnement du conseil syndical.
Ces règles concernent notamment : la fixation des réunions du conseil, les modalités relatives au scrutin, l’exécution des délégations, la transmission de rapports…
Il est recommandé, si le règlement de copropriété demeure taisant sur ces règles de fonctionnement, d’adopter, en assemblée générale et aux conditions de majorité de l’article 24 de la loi, une charte fixant les modalités de réunions, de prise de décision et les majorités applicables au sein du conseil syndical.
§.4 Les membres du conseil syndical
Les membres du conseil syndical peuvent être choisis parmi les copropriétaires ou les personnes assimilées. Il peut s’agir de :
– Copropriétaires, accédants ou acquéreurs à terme.
– Titulaires d’un droit réel par démembrement (usufruit et nu propriétaire ainsi mais pas aux titulaires d’un droit d’usage et d’habitation).
– Propriétaires d’un lot en indivision.
– Conjoints et représentants légaux de personnes éligibles.
– Partenaires de PACS.
– Ascendant et/ou descendants des copropriétaires (depuis le 1er juin 2020 en application de l’ordonnance du 30 octobre 2019)
Mais certaines personnes ne peuvent prétendre au statut de conseiller syndical. Sont ainsi inéligibles :
– Le syndic, ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un PACS, leurs ascendants et descendants, leurs parents en ligne collatérale jusqu’au deuxième degré, même s’ils sont copropriétaires (depuis le 1er juin 2020 en application de l’ordonnance du 30 octobre 2019)
– Les usagers commodataires (personnes à qui le bien est gratuitement prêté) d’un bien immobilier.
– Les créanciers hypothécaires.
Ces interdictions ne s’appliquent pas aux syndics non professionnels et aux syndicats coopératifs.
Notons qu’une réponse ministérielle en date du 6 avril 1998 est venue préciser que le gardien de l’immeuble ne pouvait siéger au conseil syndical
§.5 La désignation des membres du conseil syndical
Dès lors que l’on dispose de la qualité requise par les textes, la faculté de se présenter à l’élection des membres du conseil syndical est une prérogative juridique que ni l’assemblée générale ni le règlement de copropriété ne peuvent limiter ou interdire. Ainsi une clause du règlement de copropriété précisant que seuls les copropriétaires à jour de leurs charges pouvaient être élus est illicite .
Ensuite, la nomination des membres nécessite une candidature et un vote distinct par candidat. Cependant, dans la pratique, le conseil syndical est souvent désigné en « bloc » à l’unanimité des copropriétaires présents et représentés.
La jurisprudence valide cette pratique à condition qu’aucun copropriétaire ne s’y oppose et qu’il y ait autant de candidats que de sièges à pourvoir . L’avènement du vote par correspondance devait mettre un terme à cette tolérance, le formulaire de bulletin de vote impliquant un vote sur chaque candidature.
Les conseillers syndicaux sont élus à la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25). Cependant, lorsque le candidat a recueilli au moins le 1/3 des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée décide à la majorité prévue à l’article 24 en procédant immédiatement à un second vote (article 25-1).
Les modalités de leur révocation sont identiques. Par contre, une démission volontaire d’un membre doit être adressée au président du conseil syndical ou au syndic . Les membres suppléants sont désignés dans les mêmes conditions que les membres titulaires
La durée du mandat est fixée par le règlement de copropriété mais elle ne peut excéder 3 ans .
§.6 Le nombre de conseillers syndicaux.
Exception faite du cas particulier de la délégation de pouvoir qui nécessite, pour qu’un tel transfert de compétence puisse être opéré, que le conseil syndical soit composé d’au moins trois membres, aucun texte ne prévoit le nombre de personnes supposées composer le conseil syndical et c’est donc au règlement de copropriété ou à défaut l’assemblée générale qu’il reviendra d’en décider.
À ce titre, devant le silence des textes, la jurisprudence admet la nomination d’un seul membre exerçant la fonction de président .
Lorsque le règlement de copropriété précise le nombre de membres composant le conseil syndical, ce nombre, déterminé la plupart du temps en fonction de la taille de la copropriété, doit être respecté par l’assemblée générale sous peine de nullité de la résolution, notamment en cas de surnombre .
La nomination de suppléants permet de palier à la vacance définitive de certains membres.
En effet, l’article 25 du décret dispose que le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit.
§.7 L’impossibilité de désigner les membres et le refus d’instituer un conseil syndical.
Il arrive que lors d’assemblée générale, le syndicat des copropriétaires soit dans l’incapacité de désigner des membres du conseil syndical. Cette situation peut résulter de l’absence de candidats ou de l’incapacité de ceux-ci à obtenir la majorité nécessaire.
La première solution envisageable est de convoquer, à nouveau, une assemblée générale ultérieure pour remédier au problème.
Néanmoins, l’article 21 al. 12 de la loi du 10 juillet 1965 précise que dans de telles circonstances le syndic devra notifier, dans le délai d’un mois, le procès-verbal de l’assemblée générale en faisant explicitement mention de cette difficulté.
Cette notification permettra aux intéressés de saisir justice pour pallier cette carence. Ainsi, et en application de l’article 48 du décret du 17 mars 1967, le président du tribunal judiciaire compétent pourra être saisi sur requête du syndic ou d’un ou plusieurs copropriétaires afin de désigner par ordonnance les membres du conseil syndical . C’est ce que l’on nomme la désignation judiciaire.
L’ordonnance fixe la durée de leurs fonctions qui cessent à compter de l’acceptation de leur mandat par les membres du conseil syndical désignés par l’assemblée générale suivante.
Cette désignation judiciaire peut également être sollicitée en cours de mandat dans une hypothèse de vacance des sièges.
Le conseil syndical est en principe obligatoire, mais en réalité l’obligation d’instituer un conseil syndical ne vaut que pour les syndicats coopératifs . En effet, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que l’assemblée générale peut décider par une délibération spécifique de ne pas constituer de conseil syndical. Une telle décision doit être prise à la double majorité qualifiée prévue l’article 26 de cette loi. Elle n’est cependant pas définitive et l’assemblée pourra décider ultérieurement d’instituer cet organe par une simple délibération prise à la majorité absolue des voix du syndicat (art. 25) .
§.8 La responsabilité du conseil syndical et de ses membres.
Le conseil syndical est un organe dépourvu de la personnalité juridique, il ne peut donc être considéré comme une entité assumant une quelconque responsabilité. A l’inverse, ses membres peuvent voir leur responsabilité engagée en tant que mandataire du syndicat. Cette responsabilité vient d’être confirmée par l’ordonnance du 30 octobre 2019.
Ainsi, si les conseillers syndicaux commettent des fautes dans l’exercice de leur mission, leur responsabilité pourra être recherchée sur un fondement contractuel à l’égard du syndicat et délictuel à l’égard des copropriétaires.
Le mandat les liant au syndicat étant gratuit, cette responsabilité sera examinée avec plus de clémence par les tribunaux. Ainsi seules les fautes d’une particulière gravité pourront être sanctionnées . C’est ainsi que sera par exemple sanctionnée l’absence systématique de contrôle des comptes de la copropriété liée à une collusion frauduleuse avec le syndic.
A l’inverse, les membres du conseil syndical pourront engager des poursuites à l’encontre de copropriétaire tenant à leur égard des propos diffamatoires et calomnieux . Un tel comportement est pénalement condamnable.
En tout état de cause la souscription d’une assurance responsabilité des membres du conseil syndical est fortement recommandée et devient obligatoire si, en application des articles 21-1 et suivants de la loi, le conseil syndical reçoit délégation de prendre tout ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance.
